Décider ce qui relève de la page ou du fichier
Placez sur la page les informations nécessaires à la décision : objet du document, public visé, date, points principaux et prochaine action. Le fichier peut apporter le détail, une version imprimable ou un formulaire à conserver. Si tout le contenu utile se trouve dans le PDF, la personne doit le télécharger pour savoir s’il répond à sa question.
Évitez de créer deux versions contradictoires. Donnez un responsable à la page et au fichier, puis décidez laquelle fait référence lorsque les données changent. Le guide de gestion des contenus
- Résumé et date visibles sur la page.
- Rôle du fichier explicite.
- Source de vérité désignée.
Préparer un document qui reste lisible
Construisez le fichier avec de vrais titres, un ordre de lecture logique, des liens identifiables et un contraste suffisant. Les tableaux doivent rester compréhensibles et les images qui portent une information doivent recevoir une alternative adaptée. Une simple image scannée de texte est difficile à explorer et à utiliser avec des outils d’assistance.
Vérifiez le document au clavier, au zoom et avec un lecteur de PDF courant. Contrôlez aussi les propriétés du fichier : titre, langue et auteur ou organisation lorsque ces champs sont pertinents. Le guide de publication accessible
- Titres et ordre de lecture vérifiés.
- Texte sélectionnable et lisible.
- Langue et titre du document renseignés.
Annoncer clairement le téléchargement
Le lien doit indiquer ce que l’on ouvre, son format et, si le poids est notable, sa taille. Un nom de fichier descriptif aide aussi lorsque le document est sauvegardé : préférez un sujet et une version compréhensibles à une suite de codes internes. Ne forcez pas une nouvelle fenêtre sans raison.
Google peut indexer les PDF, mais cela ne dispense pas d’une page HTML utile autour du document. La liste officielle des formats indexables confirme le support du PDF. Vérifiez que le fichier destiné au public est accessible sans connexion et que son type de contenu est correct.
- Libellé de lien précis.
- Format et taille annoncés si utiles.
- Fichier public accessible directement.
Suivre les versions et retirer les anciennes
Conservez dans un registre le titre, la date d’effet, le propriétaire et les pages qui pointent vers chaque fichier. Lors d’une mise à jour, remplacez les liens de téléchargement et contrôlez les anciennes URL. Une brochure obsolète peut rester dans les résultats de recherche ou dans des courriels longtemps après son retrait de la navigation.
Si une ancienne version doit rester consultable, identifiez-la clairement et dirigez vers la version actuelle. Sinon, choisissez une redirection pertinente ou une réponse adaptée plutôt que de laisser un document trompeur en ligne. Vérifiez aussi les équivalents dans les autres langues.
- Version et date identifiables.
- Liens et anciennes URL contrôlés.
- Traductions mises à jour ensemble.