Décrire ce que les personnes devront publier
Dressez la liste des contenus réels : pages de service, actualités, fiches, documents, langues et médias. Pour chaque type, précisez les champs utiles, les relations entre contenus et la fréquence de mise à jour. Une démonstration avec une page vide ne révèle pas les difficultés liées à une fiche longue, à une traduction ou à la correction d’une erreur.
Identifiez les rôles : qui rédige, qui relit, qui valide et qui publie ? Faites jouer un scénario complet à la future équipe : créer une page, enregistrer un brouillon, corriger un lien, remplacer une image et retrouver la version précédente. La gestion des droits doit suivre ces responsabilités plutôt qu’un accès administrateur partagé.
- Trois contenus représentatifs à reproduire.
- Personnes responsables de l’édition et de la validation.
- Étapes de brouillon, publication et correction.
Comparer les capacités sur un scénario identique
Préparez une grille courte et faites exécuter le même scénario dans deux ou trois solutions plausibles. Vérifiez la facilité de saisie, la prévisualisation, les modèles de pages, les URL, les traductions, les alternatives d’image et la recherche interne. Notez ce qui est fourni directement, ce qui exige une extension et ce qui réclame du développement.
Évaluez séparément la qualité du site public : vitesse, accessibilité des composants, stabilité sur mobile et maîtrise du HTML produit. Un éditeur confortable ne suffit pas si le rendu impose des pages lourdes ou empêche de corriger les défauts. Le cahier des charges aide à fixer les critères avant la démonstration.
Chiffrer l’exploitation et la sortie
Additionnez hébergement, abonnement éventuel, extensions, maintenance, sauvegardes, formation et temps d’édition. Pour une solution hébergée, vérifiez les limites de l’offre et la reprise des données. Pour une installation gérée par votre équipe, nommez la personne chargée des mises à jour, des dépendances et des incidents. Les coûts dépendent de l’architecture et du contrat : ne déduisez rien du seul prix d’entrée.
Demandez un export test des contenus, médias, URL et métadonnées, puis vérifiez ce qu’il permet réellement de réutiliser. Un export de textes n’est pas nécessairement une sauvegarde restaurable du site. La documentation WordPress sur l’export illustre bien cette distinction pour ce système ; adaptez le contrôle à l’outil retenu.
- Coût total et responsable des mises à jour.
- Format et complétude de l’export.
- Possibilité de recréer une page hors de la solution choisie.
Décider avec des preuves conservées
Consignez le scénario essayé, les écarts, les adaptations nécessaires et la personne qui accepte chaque compromis. Choisissez la solution qui répond au périmètre prioritaire avec une maintenance soutenable, puis testez une vraie page pilote avant de modéliser tout le site.
Conservez les accès et la propriété des contenus dans l’organisation, avec une procédure de transmission. À la réception, refaites les gestes quotidiens sans l’aide du prestataire : éditer, publier, revenir en arrière et exporter. Cette autonomie observable vaut davantage qu’une liste de fonctions commerciales.